Resulta esencial determinar el valor de los registros y activos digitales, así como garantizar su integración en los planes de sucesión.

Hoy en día, vivimos gran parte de nuestras vidas conectados. En el mundo digital, la gente se reúne, compra, interactúa, ingresa en el banco y ahorra. Muchos de nosotros también recurrimos a la nube para almacenar los recuerdos visuales y escritos de nuestras vidas.

Es importante recordar que esta nutrida experiencia digital forma parte de nuestro legado y debemos integrarla en nuestros planes de sucesión. Especialmente ahora, con la experiencia y el tiempo adquiridos durante la crisis del COVID-19, tenemos la oportunidad perfecta de determinar el valor de nuestros activos y registros digitales, así como la posible pérdida financiera o sentimental si estos activos digitales se vuelven inaccesibles.

 

¿Qué es un «activo digital»?

 

Los activos digitales comprenden las cuentas y los servicios digitales protegidos por sistemas de seguridad (identificación y contraseña, por ejemplo). Esto incluye servicios y herramientas que puede utilizar a diario, como su teléfono y ordenador, correo electrónico, redes sociales, fotos y vídeos, listas de reproducción de música y varias suscripciones.

No obstante, también existen otros activos en los que podríamos no pensar hasta que los necesitamos, como registros médicos, archivos guardados en «cuentas en la nube», los dominios web que poseemos y sistemas de pago digitales, como PayPal, Venmo y QuickPay. Las cuentas financieras digitales son, por supuesto, activos digitales.

¿Le suena esto? Hace tiempo vio un anuncio de una cuenta de ahorro de alto rendimiento digitales que ofrecía incentivos de apertura. Su cuenta de ahorro le proporcionaba baja remuneración, así que abrió una nueva cuenta digital y transfirió el dinero de la antigua cuenta a la nueva. Las operaciones y los extractos de cuenta de la nueva cuenta digital solo eran accesibles de manera digital. Era fácil olvidarse de la cuenta. Incluso podría no haber comentado nada sobre la cuenta a ningún miembro de su familia.

La pregunta clave es, si le pasara algo, ¿quién sabría de esta cuenta? ¿Cómo accederían sus beneficiarios a los fondos depositados en dicha cuenta?

 

¿Qué debería hacer? A continuación detallamos cuatro medidas sencillas para organizar y mantener en orden su legado digital:

1) Realice un inventario

Haga una lista de todos los activos digitales mencionados con anterioridad y de otros activos que le vengan a la mente. En un lugar seguro, mantenga un registro de los nombres de cada cuenta, su ubicación digital y la información de acceso necesaria, como nombres de usuarios y contraseñas.

Comunique a una persona de confianza como mínimo la forma de acceder a su inventario. Esta persona puede ser su contable, su abogado o su cónyuge. Una manera efectiva de proporcionar acceso a sus cuentas y mantenerlas organizadas es utilizando y compartiendo un reconocido gestor de contraseñas que utilice tecnología de cifrado y guarde todas sus contraseñas en un mismo lugar.

En cuanto a las cuentas financieras, revise cada una de ellas y asegúrese de haber nombrado a los beneficiarios. La mayor parte de las cuentas digitales, al igual que las cuentas financieras tradicionales, le permiten nombrar a uno o varios beneficiarios. Las cuentas conjuntas suelen pasar automáticamente al titular superviviente siempre de acuerdo a lo establecido en la legislación local.

Dos opciones útiles de cuenta que puede aplicar son «Transferencia en caso de fallecimiento» (TOD, por sus siglas en inglés) y «Cuentas por pagar en caso de fallecimiento» (POD, por sus siglas en inglés). Estos términos pueden facilitar la transición de los activos, y ahorrarles molestias y costes innecesarios a sus beneficiarios. En lugar de optar por la designación de cuentas, también podría consultar con su abogado la posibilidad de poner la cuenta digital a nombre de su fideicomiso o su sociedad.

Si tiene cuentas digitales fuera de su país de origen, resulta fundamental evaluar la legislación local de su país y los posibles conflictos normativos. Saber cómo designar sus cuentas y qué sucederá con sus activos cuando usted ya no pueda gestionarlos constituye un tema importante que debería abordar con su abogado o asesor fiscal.

2) Nombre a una persona como contacto de confianza

Plantéese la opción de nombrar a una persona de contacto de confianza para cada una de sus cuentas financieras digitales. La mayor parte de las cuentas financieras digitales le permiten nombrar a una persona de contacto de confianza, a quien su banco o su firma de corretaje pueden contactar si consideran que su cuenta puede estar expuesta a un posible fraude o peligro financiero, o si no pueden ponerse en contacto con usted. Nombrar a un contacto de confianza cuando abre o revisa sus cuentas puede ayudarle a proteger sus activos digitales en el futuro.

3) Asegúrese de incluir los activos digitales en sus documentos legales y otorgue a su albacea un acceso adecuado

Si no incluye sus activos digitales en su plan de sucesión, es posible que se deniegue el acceso a sus herederos o que estos tengan que incurrir en molestias y costes para obtener acceso a dichos activos.

Una inadecuada planificación legal de los activos financieros digitales también podría conllevar un impacto negativo por impuestos sobre bienes inmuebles o de sucesión. Las cuentas financieras digitales podrían generar ganancias o pérdidas que deberían incorporarse a su plan patrimonial general.

Consulte con su abogado la terminología que debería incluir en su testamento o fideicomiso.

4) Ante todo, planificación

En la era digital, creamos constantemente nuevas cuentas y cambiamos continuamente las contraseñas de las cuentas existentes.

Mantenga un registro de sus activos digitales y pónganse en contacto con su abogado y su asesor de J.P. Morgan si decide abrir nuevas cuentas que podrían repercutir tanto en su situación financiera actual como en la futura situación financiera de su familia.