A pesar de los desafíos de la pandemia, usted puede planear reuniones familiares de fin de año para mantener conexiones saludables con los suyos.
Las reuniones familiares suelen coincidir con las vacaciones de fin de año, cuando la gente tradicionalmente viaja para celebrar juntos. Si los miembros de su familia se van a quedar en casa este año debido a la pandemia, o están preocupados por reunirse en este momento, hay otras formas de tener una conversación productiva y mantener conexiones saludables.
Aunque reunirse virtualmente se ha convertido en algo común en el lugar de trabajo, hacerlo con los miembros de la familia puede ayudar a crear un sentido de unidad y un propósito compartido para responder a los desafíos externos. Esto, a su vez, puede ayudar a los miembros de la familia a ver más allá de los puntos de vista y opiniones individuales que pueden haberse alejado este año, o ayudar a aliviar la tensión que ha aumentado por el estrés de la pandemia.
Las prácticas efectivas y sugerencias que se presentan a continuación se han desarrollado a lo largo de décadas de trabajar con familias, y pueden ayudarles a usted y los suyos a reunirse con éxito para festejar, obtener nuevos conocimientos e información, mejorar las habilidades de comunicación y conversar asuntos financieros importantes.
Definir el éxito de su reunión familiar
Formular de antemano lo que le gustaría lograr al convocar a la familia puede ayudarle a dirigir la reunión y establecer expectativas para todos los miembros de la familia. Por ejemplo, podría utilizar la reunión como una oportunidad para:
- Comunicar y compartir actualizaciones importantes sobre la salud y el bienestar de los miembros de la familia, celebrar hitos importantes o informar sobre el estado de los bienes de la familia
- Educar a los miembros de la familia en estrategias que ayuden a administrar el patrimonio familiar, incluyendo principios financieros y de inversión, prácticas de seguridad cibernética y técnicas básicas de planificación patrimonial
- Decidir la dirección futura de los bienes familiares, los compromisos filantrópicos, las inversiones o las actividades bancarias
Sugerencia: Establezca metas realistas para aumentar la probabilidad de que los miembros de la familia estén satisfechos con los resultados de la reunión. Por ejemplo, es probable que compartir formas de controlar eficazmente el estrés haga que los miembros de la familia se comprometan más y tengan mejor disposición que si tratáramos de poner a todos de acuerdo en cuestiones de política gubernamental.
Preparar el escenario
Ya sea que su reunión familiar sea un evento estructurado formalmente, auspiciado por un asesor, o una reunión informal, para ayudar a que su discusión tenga éxito:
- Determine qué herramientas de comunicación y/o materiales necesitará. Para las videoconferencias, seleccione una plataforma a la que todos puedan (y sepan) ingresar, y tenga un plan de respaldo para los problemas técnicos
- Invite a un facilitador o a un orador que pueda ayudar en la discusión de ciertos temas, a mantener la reunión por buen camino y a garantizar que se escuche a todos
- Designe a alguien para que tome notas y registre los detalles importantes y los pasos de seguimiento acordados
- Involucre a los demás. Para optimizar su participación, considere la posibilidad de realizar una encuesta previa a los miembros de la familia para conocer los temas que desean abordar
Sugerencia: Pregunte a los miembros más jóvenes de la familia por los temas de la agenda. Podría decir: "Estamos planeando revisar los resultados de nuestros negocios familiares del año. ¿Qué temas les gustaría que tocáramos para no perdernos nada?"
Crear una agenda
Aclare lo que se discutirá durante la reunión. Ejemplos de temas a considerar en la reunión:
- Riesgos para el mantenimiento del patrimonio familiar, incluyendo la concentración de activos, gastos, apalancamiento, impuestos, dinámica familiar, responsabilidad y acciones gubernamentales; identificar los desafíos que más preocupan a la familia
- Valores familiares y principios básicos a los que los miembros de la familia quieren adherirse cuando llevan a cabo asuntos familiares, así como fijación de prioridades
- La intención filantrópica, la estrategia y los objetivos de la familia, especialmente durante la temporada de donaciones
Sugerencia: Diga al grupo: "Para ayudarnos a todos a recargar y reconectarnos durante lo que ha sido un año difícil, compartamos cada uno: 1) algo por lo que estamos agradecidos; 2) los riesgos para los que necesitamos prepararnos juntos (por ejemplo, la falta de planificación del patrimonio); y 3) las causas caritativas que les gustaría apoyar ahora o en el nuevo año".
Establecer reglas básicas
Informe de antemano a todos cómo se llevará a cabo la reunión:
- Esbozar reglas básicas simples para la reunión (por ejemplo, no usar el teléfono celular durante la reunión, escuchar respetuosamente, limitar las interrupciones, evitar ataques personales, terminar a tiempo)
- Aclarar qué temas se tratarán y cuáles no durante la reunión
- Involucrar a los miembros de la familia al compartir el puesto de anfitrión, pidiéndoles que dirijan las conversaciones y alentándolos a escuchar a todos
Sugerencia: Comience su reunión familiar con esta introducción: "Gracias por su tiempo hoy. Sé que todos queremos hablar sobre [nuestro equipo deportivo favorito/otro tema familiar favorito], pero esperemos hasta más tarde en nuestra llamada. Durante la próxima hora, dediquemos toda nuestra atención y capacidad de escuchar para cubrir nuestra agenda. Antes de darle la palabra a [nombre] para iniciar nuestra discusión, ¿les parece si guardamos nuestros teléfonos para no distraernos?"
Guiar la reunión
Mantenga la discusión centrada en temas clave:
- Tenga en cuenta si algún tema se aplazará para el final de la reunión o para futuras reuniones y comunicaciones de seguimiento
- Prepárese para las conversaciones difíciles y planifique de antemano cómo manejar el conflicto y calmar una situación; por ejemplo, ofrézcase a abordar ciertos temas en una conversación aparte o reafirme una regla familiar para evitar declaraciones hirientes
- Si es factible, haga una actividad recreativa como parte de la reunión para fortalecer los lazos familiares, por ejemplo una caminata familiar. Si la reunión es virtual, considere un juego o compartir sus películas favoritas, programas de televisión y libros
Elegir las batallas
Es poco probable que una reunión familiar cambie los puntos de vista u opiniones personales de alguien. Para aquellas familias donde haya puntos de vista diferentes, considere lo siguiente:
- Elija los temas con cuidado. Puede que no valga la pena tratar de discutir temas en los que la familia probablemente no esté de acuerdo. Si hay alguna razón de peso para discutir un tema delicado, considere invitar a un especialista externo para moderar la conversación
- Sea curioso. Si los miembros de la familia están dispuestos a sacar a relucir un tema potencialmente polémico, anime a todos los participantes a abordar la conversación desde un lugar de curiosidad y disposición para escuchar y aprender
- No se sienta obligado a terminar un debate. Estar de acuerdo o en desacuerdo puede ayudar a llevar la conversación a otros temas
Enfatizar los valores comunes
Los valores y principios que comparte una familia pueden servir como una poderosa guía para reconocer lo que la familia tiene en común, y pueden guiar sus decisiones y conversaciones. Las preguntas para ayudar a identificar los valores incluyen:
- ¿Qué creencias fundamentales reafirman y representan a la familia?
- ¿Qué cualidades desea transmitir a las futuras generaciones?
- ¿Qué es lo que más le importa?
Sugerencia: Reconozca las diferencias políticas de los miembros multigeneracionales de su familia, y después trabajen juntos para articular sus valores comunes y definir sus objetivos filantrópicos. Por ejemplo, una familia (comprometida con la educación) definió el éxito como identificar las organizaciones que se alineaban con su misión y visión. Cada uno por separado, los miembros de la familia utilizaron fondos asesorados por los donantes para apoyar causas que estaban en sintonía con sus ideologías individuales.
Compartir historias y conocimientos
Las reuniones familiares pueden ser un lugar maravilloso para aprender sobre las pasiones, las esperanzas y los intereses de cada uno. Considere la posibilidad de utilizar preguntas como las siguientes para guiar las conversaciones:
- ¿Cuál es el mejor consejo que han recibido?
- ¿Cómo cambió su vida después de perder a alguien cercano o de conocer a alguien nuevo?
- ¿Cuál es el sueño de su vida?
- ¿Qué es lo que más esperan cuando termine la pandemia?
Aprender de la experiencia de otras familias
Las reuniones familiares pueden ayudar a los participantes a desarrollar sus habilidades de comunicación y a crear confianza para que puedan afrontar juntos los desafíos futuros. Conocer la gama de actividades de la familia también puede ayudar a los miembros individuales a encontrar nuevas formas de participar. Hable con su equipo de J.P. Morgan sobre temas potenciales para conversaciones familiares productivas.
